Das Wichtigste in Kürze
Das Wichtigste in Kürze- Eingesparte Stunden sind erst dann Franken, wenn die Zeit auch genutzt wird
- Die ehrliche ROI-Rechnung enthält Setup, Wartung und Risiko, nicht nur Nutzen
- Eine einfache Formel und ein realer Beispiel-Fall durchgerechnet
- Manche Projekte mit gutem Stunden-ROI lohnen sich trotzdem nicht
'Wir sparen 20 Stunden pro Woche' ist der meistgehörte und am wenigsten ehrliche Satz in jeder Automatisierungs-Präsentation. Eingesparte Stunden sind nicht automatisch gesparte Franken. Der echte Return einer Automatisierung rechnet sich anders, und nüchterner.
Warum eingesparte Stunden lügen können
Wenn ein Workflow einer Mitarbeiterin fünf Stunden pro Woche abnimmt, spart das nur dann Geld, wenn drei Dinge zutreffen. Die fünf Stunden werden tatsächlich für etwas Wertvolleres genutzt, sie summieren sich über mehrere Personen zu einer ganzen Stelle, oder sie verhindern eine Neueinstellung. Verpuffen die Stunden in mehr Kaffeepausen, ist der Franken-ROI null, egal wie gut die Stunden-Zahl aussieht.
Die vollständige Formel
Ein ehrlicher ROI rechnet über zwölf Monate und zieht alle Kosten ab, nicht nur den Nutzen.
- 1Der Bruttonutzen ist die realisierte Einsparung oder der Mehrumsatz pro Jahr, nur der Teil, der wirklich in Franken ankommt.
- 2Minus Setup, also die einmaligen Implementierungskosten.
- 3Minus Wartung, also laufende Pflege, Anpassungen, Lizenz- oder Serverkosten pro Jahr.
- 4Minus Risikopuffer, also die Rückstellung für Ausfälle, Fehler und Nacharbeit.
- 5Was übrig bleibt, geteilt durch die Gesamtkosten, das ist der ehrliche ROI.
Ein durchgerechneter Fall
Beleg-Automatisierung in einem Treuhandbüro. Die Erfassung sinkt von 300 auf 90 Stunden pro Monat, 210 gesparte Stunden. Aber diese Stunden verteilen sich so, dass real eine 60-Prozent-Stelle frei wird, die nun anspruchsvollere Mandate übernimmt. Das ist der ehrliche Nutzen, nicht die volle Stundenzahl.
CHF 84'000
realisierter Bruttonutzen / Jahr
CHF 12'000
Setup einmalig
CHF 9'600
Wartung & Betrieb / Jahr
~3.4×
ehrlicher ROI im ersten Jahr
Selbst nach Abzug von Setup, Wartung und einem Risikopuffer bleibt hier ein klar positiver Return. Das ist ein gutes Projekt. Aber nicht jedes sieht so aus.
Wann sich ein gutes Projekt trotzdem nicht lohnt
Manchmal stimmt die Stunden-Rechnung, und das Projekt lohnt sich trotzdem nicht. Etwa, wenn die gesparte Zeit auf zehn Personen so dünn verteilt ist, dass niemand wirklich entlastet wird. Oder wenn der Prozess in einem Jahr ohnehin wegfällt. Oder wenn die Wartung an einer einzigen Person hängt, die das Unternehmen verlassen könnte, dann kaufen Sie sich ein Klumpenrisiko.
Wie wir das bei ZAVION handhaben
Wir rechnen vor jedem Projekt diese vollständige Formel, gemeinsam mit dem Kunden, mit dessen echten Zahlen. Wenn der ehrliche ROI nicht klar positiv ist, sagen wir ab. Das kostet uns Aufträge. Es erspart dem Kunden ein System, das sich gut anfühlt und schlecht rechnet, und uns einen unzufriedenen Kunden im zweiten Jahr.
Fazit von Marcel
'Wir sparen 20 Stunden pro Woche' ist der Satz, dem ich am meisten misstraue, obwohl ich in der Branche arbeite, die ihn ständig sagt. Gesparte Stunden sind erst Franken, wenn sie in Umsatz fliessen oder eine Anstellung ersetzen. Deshalb rechnen wir vor jedem Projekt die vollständige Formel mit den echten Zahlen des Kunden, und wenn der ehrliche ROI nicht klar positiv ist, sage ich ab.
Marcel Kaschner · Founder & Managing Director, ZAVION
Häufige Fragen
Wie berechnet man den ROI einer Automatisierung ehrlich?
Über zwölf Monate und mit allen Kosten, also realisierter Bruttonutzen (nur der Teil, der wirklich in Franken ankommt) minus einmaliges Setup, minus laufende Wartung und minus ein Risikopuffer für Ausfälle und Nacharbeit. Das Ergebnis geteilt durch die Gesamtkosten ergibt den ehrlichen ROI, im durchgerechneten Praxisfall etwa 3.4-fach im ersten Jahr.
Warum sind eingesparte Stunden nicht automatisch gespartes Geld?
Weil Geld erst frei wird, wenn die Zeit für etwas Wertvolleres genutzt wird, sich über mehrere Personen zu einer Stelle summiert oder eine Neueinstellung verhindert. Verpuffen die Stunden im Alltag, ist der Franken-ROI null, egal wie gut die Stunden-Zahl aussieht. Komfortgewinn ist legitim, sollte aber nicht als Ertrag verkauft werden.
Wie hoch sind die Wartungskosten einer Automatisierung?
Als Faustregel 15 bis 25 Prozent der Setup-Kosten pro Jahr. APIs ändern sich, Tools erhalten Updates, Sonderfälle tauchen auf. Wer die Wartung in der ROI-Rechnung vergisst, rechnet das erste Jahr schön und wundert sich im zweiten.
Wann lohnt sich ein Projekt trotz guter Stunden-Rechnung nicht?
In drei typischen Fällen, nämlich wenn die gesparte Zeit auf so viele Personen verteilt ist, dass niemand wirklich entlastet wird, wenn der Prozess in absehbarer Zeit ohnehin wegfällt, oder wenn die Wartung an einer einzigen Person hängt, deren Weggang das System verwaisen liesse.
