Das Wichtigste in Kürze
Das Wichtigste in Kürze- Der Einstieg über Zapier oder Make ist richtig: Tempo und fertige Anbindungen sparen die teureren Irrtümer weiter unten
- Abgerechnet wird pro ausgeführtem Schritt, nicht pro Vorgang, und damit bestraft das Preismodell die sauberere Bauweise
- Die zweite Grenze ist die Fehlerbehandlung: gezielt wieder aufnehmen und doppelte Ausführungen verhindern ist dort kaum möglich
- Die dritte Grenze ist der Nachweis: technische Durchlaufprotokolle ersetzen keine nachvollziehbare Freigabe
Fast jede Automatisierung in einem Unternehmen beginnt mit Zapier oder Make, und das ist richtig so. Beide bringen in einer Stunde etwas zum Laufen, wofür sonst ein Entwickler eingeplant werden müsste. Der Haken kommt später, und er kommt fast immer an denselben drei Stellen. Die erste davon steht auf der Rechnung.
Was diese Werkzeuge wirklich gut können
Der grösste Wert liegt nicht in der Technik, sondern im Tempo. Eine Idee am Montag kann am Dienstag laufen, ohne Projektantrag und ohne Entwicklungsumgebung. Wer in diesem Tempo ausprobieren kann, findet in drei Wochen heraus, welche Abläufe sich überhaupt lohnen, und spart sich damit die teureren Irrtümer weiter unten.
Dazu kommt die Breite der Anbindungen. Für die gängigen Programme ist der Anschluss fertig, dokumentiert und von vielen anderen bereits erprobt. Diese beiden Eigenschaften zusammen machen sie zum besten Werkzeug, das es für die ersten Schritte gibt. Wer das überspringt und sofort etwas Eigenes entwickelt, zahlt Lehrgeld an einer teureren Stelle.
Abgerechnet wird pro Schritt, nicht pro Ergebnis
Hier liegt die Stelle, die fast niemand vorher durchrechnet. Beide Anbieter zählen nicht, wie viele Vorgänge dein Unternehmen abwickelt, sondern wie viele einzelne Schritte dabei ausgeführt werden. Ein Ablauf, der eine Anfrage entgegennimmt, sie prüft, einen Eintrag anlegt, eine Nachricht verschickt und ein Dokument ablegt, ist nicht ein Vorgang, sondern fünf.
Das klingt nach einer Feinheit und ist der entscheidende Unterschied. Wer denselben Ablauf sauber verzweigt, mit Prüfungen und Zwischenschritten, bezahlt dafür mehr als jemand, der ihn grob zusammensetzt. Die Abrechnung belohnt also ausgerechnet die schlechtere Bauweise, und das merkt man erst, wenn das Volumen steigt.
Die zweite Decke: was passiert, wenn etwas schiefgeht
Solange alles funktioniert, sieht ein solcher Ablauf gut aus. Interessant wird der Tag, an dem ein angeschlossenes System nicht antwortet. Dann stellt sich heraus, ob der Ablauf an der Stelle weitermacht, an der er stehengeblieben ist, oder ob er von vorne beginnt und dabei Dinge ein zweites Mal tut.
Genau hier sind die fertigen Werkzeuge schwach. Einen Vorgang gezielt an einer bestimmten Stelle wieder aufzunehmen, doppelte Ausführungen sicher zu verhindern oder einen Stapel liegengebliebener Fälle kontrolliert nachzuziehen, ist dort mühsam bis unmöglich. Im Alltag heisst das: jemand arbeitet die Fehler von Hand nach, und zwar jedes Mal.
Die dritte Decke: nachvollziehen, was passiert ist
Sobald ein Ablauf Kundendaten berührt, reicht es nicht mehr, dass er funktioniert. Dann muss nachweisbar sein, was mit welchen Daten geschehen ist, wer etwas freigegeben hat und wann. Die Protokolle der fertigen Werkzeuge sind dafür nicht gemacht. Sie zeigen technische Durchläufe, nicht fachliche Entscheidungen, und sie verschwinden nach einer vom Anbieter gesetzten Frist.
Für ein Treuhandbüro, eine Arztpraxis oder jeden Betrieb mit Prüfpflichten ist das der Punkt, an dem das Werkzeug seine Grenze erreicht, unabhängig vom Preis. Nicht weil es schlecht wäre, sondern weil es für eine andere Aufgabe entwickelt wurde.
Woran du den Kipppunkt erkennst
Drei Anzeichen sprechen dafür, dass ein Ablauf seine Umgebung verlassen sollte. Erstens steigt die monatliche Rechnung schneller als die Menge, die tatsächlich abgewickelt wird. Zweitens gibt es eine Person, die regelmässig Fehler von Hand nachfährt, und diese Arbeit taucht in keiner Rechnung auf. Drittens kann niemand eine Prüffrage beantworten, ohne einzelne Durchläufe von Hand zu öffnen.
Trifft nur eines davon zu, lohnt sich der Umbau meistens noch nicht. Treffen zwei zu, ist es Zeit zu rechnen. Treffen alle drei zu, kostet das Abwarten bereits mehr als der Umbau.
Was bewusst dort bleiben sollte
Ein Umbau bedeutet nicht, alles zu verschieben. Alles, was selten läuft, nur intern wirkt und keine schützenswerten Daten berührt, ist in einem fertigen Werkzeug gut aufgehoben und soll dort bleiben. Eine Benachrichtigung ins Team, ein Eintrag in eine interne Liste, eine Erinnerung an einen Termin: dafür lohnt kein eigener Unterbau.
Die sinnvolle Trennlinie verläuft nicht zwischen alt und neu, sondern zwischen Nebenschauplatz und Kerngeschäft. Was Umsatz berührt, Kundendaten verarbeitet oder im Streitfall nachweisbar sein muss, gehört auf eine Grundlage, die dir gehört. Alles andere darf bleiben, wo es ist.
Fazit von Marcel
Wir haben einen Kunden lange in seinem bestehenden Werkzeug gelassen, weil die monatliche Rechnung überschaubar aussah. Übersehen haben wir dabei die Person, die jeden Montagmorgen die Fälle der Vorwoche von Hand nachgezogen hat. Diese Stunden standen in keiner Tarifübersicht. Seitdem frage ich zuerst, wer die Fehler aufräumt, und erst danach, was das Abonnement kostet. Die Antwort auf die erste Frage ist fast immer teurer.
Marcel Kaschner · Founder & Managing Director, ZAVION
Häufige Fragen
Sind Zapier und Make schlechte Werkzeuge?
Nein, im Gegenteil. Für den Einstieg und für Nebenschauplätze sind sie die beste Wahl, weil sie in Stunden statt Wochen etwas zum Laufen bringen. Die Grenze liegt nicht in der Qualität, sondern im Einsatzbereich: Sie sind nicht dafür entwickelt, einen geschäftskritischen Ablauf mit Prüfpflichten und hohem Volumen zu tragen.
Warum steigt die Rechnung schneller als das Volumen?
Weil nicht Vorgänge gezählt werden, sondern einzelne ausgeführte Schritte. Ein sauber verzweigter Ablauf mit Prüfungen und Zwischenschritten verursacht pro Vorgang ein Vielfaches an Schritten gegenüber einer groben Variante. Wer es ordentlich aufsetzt, zahlt also mehr, und das fällt erst mit steigender Menge auf.
Ab wann lohnt sich eine eigene Automations-Schicht?
Wenn zwei von drei Anzeichen zutreffen: die Rechnung wächst schneller als das Volumen, jemand fährt regelmässig Fehler von Hand nach, oder eine Prüffrage lässt sich nicht beantworten, ohne einzelne Durchläufe zu öffnen. Bei allen drei kostet das Abwarten bereits mehr als der Umbau.
Muss dann alles umgezogen werden?
Nein. Die sinnvolle Trennlinie verläuft zwischen Nebenschauplatz und Kerngeschäft. Interne Benachrichtigungen, Erinnerungen und seltene Abläufe ohne schützenswerte Daten bleiben am besten dort, wo sie sind. Umgezogen wird, was Umsatz berührt, Kundendaten verarbeitet oder im Streitfall nachweisbar sein muss.
