Das Wichtigste in Kürze
Das Wichtigste in Kürze- Ein KI-Anbieter ist Auftragsverarbeiter, kein Werkzeug: sobald personenbezogene Daten übermittelt werden, braucht es einen Vertrag
- Der Massstab ist die Verarbeitung, nicht die Speicherung, also gilt die Pflicht auch bei Daten, die nur kurz durchlaufen
- Eine Zusage in den Nutzungsbedingungen ersetzt keine vertragliche Regelung, weil der Anbieter sie einseitig ändern kann
- Die Meldefrist des Anbieters muss kurz genug sein, dass die eigene Meldepflicht noch eingehalten werden kann
Die meisten Unternehmen klären bei einem KI-Projekt zuerst, was das Modell kann. Die Frage, mit wem sie dabei eigentlich einen Vertrag schliessen, kommt später, oft erst wenn das System schon läuft. Dabei entscheidet genau dieser Vertrag, ob der Einsatz zulässig ist.
Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter, nicht Werkzeug
Hier liegt das häufigste Missverständnis. Ein Sprachmodell wird gern wie ein Taschenrechner behandelt: ein Werkzeug, das man benutzt. Rechtlich ist es etwas anderes. Sobald personenbezogene Daten an den Anbieter übermittelt werden, verarbeitet dieser sie in deinem Auftrag, und das verlangt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Das gilt auch dann, wenn die Daten nur kurz durchlaufen und nichts gespeichert wird. Der Massstab ist nicht die Speicherung, sondern die Verarbeitung. Wer eine Kundenmail zur Zusammenfassung an ein Modell schickt, hat personenbezogene Daten übermittelt, auch wenn das Ergebnis danach wieder gelöscht wird.
Die sechs Punkte, die drinstehen müssen
Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck, die Kategorien der betroffenen Personen, die Pflichten und Rechte beider Seiten, die technischen und organisatorischen Massnahmen, und der Umgang mit Unterauftragnehmern. Das ist der Pflichtteil, und er steht in jeder brauchbaren Vorlage.
Interessant sind die Punkte, die in Vorlagen oft fehlen oder zu vage bleiben: Wird mit den übermittelten Daten trainiert, und wenn nein, wie ist das vertraglich abgesichert statt nur in den Nutzungsbedingungen erwähnt? Wie lange bleiben Eingaben in Protokollen des Anbieters liegen? In welchem Land stehen die Server, und was passiert bei einer behördlichen Anfrage dort?
Die Kette hinter dem Anbieter
Kaum ein KI-Anbieter betreibt seine eigene Infrastruktur. Hinter dem Modell steht ein Rechenzentrumsbetreiber, oft in einem anderen Land, manchmal noch ein weiterer Dienstleister für Protokollierung oder Missbrauchserkennung. Jeder davon ist ein Unterauftragnehmer, und für jeden gilt dieselbe Prüfung.
Die praktische Frage lautet deshalb nicht nur, wen du beauftragst, sondern wen dein Auftragnehmer beauftragt und ob er dich informieren muss, bevor sich daran etwas ändert. Ein Vertrag, der dem Anbieter erlaubt, Unterauftragnehmer nach eigenem Ermessen zu wechseln, verlagert die Kontrolle vollständig weg von dir.
Was du vor der Unterschrift klären solltest
Welche Datenarten gehen überhaupt hinaus, und lässt sich der Umfang vorher verkleinern? In vielen Fällen braucht das Modell den Namen nicht, um eine Anfrage zu kategorisieren. Was nicht übermittelt wird, muss auch nicht geregelt werden, und Datensparsamkeit an der Quelle ist wirksamer als jede nachträgliche Maskierung.
Danach: Wo steht der Vertrag im Verhältnis zu den übrigen Unterlagen, gilt bei Widerspruch der Vertrag oder die Nutzungsbedingungen? Gibt es eine Frist für die Meldung von Vorfällen, und ist sie kurz genug, dass du deine eigene Meldepflicht noch einhalten kannst? Letzteres wird regelmässig übersehen und ist im Ernstfall der Punkt, an dem es eng wird.
Der Teil, der nach der Unterschrift kommt
Ein unterzeichneter Vertrag ist kein Zustand, sondern ein Anfang. Anbieter ändern Unterauftragnehmer, verlegen Standorte und passen Fristen an. Wer einmal unterschreibt und die Unterlage ablegt, hat nach einem Jahr einen Vertrag, der die tatsächliche Verarbeitung nicht mehr beschreibt.
Sinnvoll ist ein einfaches Verzeichnis: welcher Anbieter, welche Datenarten, welcher Vertragsstand, wann zuletzt geprüft. Das kostet zwei Stunden im Jahr und ersetzt die Suche in alten Postfächern an dem Tag, an dem jemand danach fragt. Wer so ein Verzeichnis nicht hat, merkt das erfahrungsgemäss genau dann, wenn die Zeit am knappsten ist.
Fazit von Marcel
Wir hatten einen Anbieter im Einsatz, bei dem die Unterlagen in der Ablage nach einer offenen Sache aussahen. Erst eine direkte Nachfrage hat gezeigt, dass der Vertrag längst über ein anderes Verfahren abgeschlossen war. Die Lehre war unangenehm und nützlich zugleich: Eine Ablage beweist weder, dass etwas abgeschlossen ist, noch dass es offen ist. Seitdem führen wir ein eigenes Verzeichnis mit Prüfdatum, statt uns auf das zu verlassen, was zufällig im Ordner liegt.
Marcel Kaschner · Founder & Managing Director, ZAVION
Häufige Fragen
Brauche ich einen Vertrag, wenn der Anbieter nichts speichert?
Ja. Massgeblich ist die Verarbeitung, nicht die Speicherung. Sobald personenbezogene Daten an den Anbieter übermittelt werden, verarbeitet er sie in deinem Auftrag, auch wenn sie nur kurz durchlaufen und das Ergebnis danach gelöscht wird.
Reicht es, wenn der Anbieter auf seiner Webseite zusichert, nicht zu trainieren?
Nein. Eine Aussage in den Nutzungsbedingungen kann der Anbieter einseitig ändern. Belastbar ist dieselbe Zusage im unterzeichneten Vertrag. Die Unterscheidung kostet nichts und entscheidet im Streitfall.
Was ist mit den Dienstleistern hinter dem Anbieter?
Jeder davon ist Unterauftragnehmer und unterliegt derselben Prüfung. Entscheidend ist, ob der Vertrag dem Anbieter erlaubt, sie ohne deine Information zu wechseln. Ist das der Fall, verlagert sich die Kontrolle vollständig weg von dir.
Wie bleibt so ein Vertrag aktuell?
Über ein einfaches Verzeichnis mit Anbieter, Datenarten, Vertragsstand und Datum der letzten Prüfung. Anbieter wechseln Unterauftragnehmer und Standorte, deshalb beschreibt ein abgelegter Vertrag nach einem Jahr oft nicht mehr die tatsächliche Verarbeitung.
