Das Wichtigste in Kürze
Das Wichtigste in Kürze- Gute Kandidaten erkennt man an der Formulierung: Wer sagt, das mache ich immer so, beschreibt eine Regel
- Die Rechnung geht nur auf, wenn Häufigkeit mal Dauer den Aufwand der Umsetzung deutlich übersteigt
- Der häufigste Fehler ist, eine Ausnahme zu automatisieren, die man für den Normalfall hält
- Wer den Ablauf nicht in fünf Sätzen erklären kann, hat noch keinen Ablauf, sondern eine Gewohnheit
Automatisieren kann man fast alles. Lohnen tut sich deutlich weniger. Der Unterschied zwischen beiden entscheidet darüber, ob ein Vorhaben nach einem Jahr noch läuft oder ob es als abgeschaltete Strecke in der Liste steht. Die gute Nachricht ist, dass man die Kandidaten im Alltag findet, nicht in einer Prozesslandkarte.
Zusehen schlägt fragen
Wer fragt, welche Abläufe wiederkehren, bekommt den Idealfall beschrieben. Wer eine Stunde danebensitzt, sieht etwas anderes: dieselbe Datei viermal geöffnet, dieselbe Nummer aus einem anderen System abgetippt, dieselbe Mail mit leicht anderem Text.
Diese Handgriffe stehen in keiner Dokumentation, weil sie niemand für erwähnenswert hält. Genau sie sind aber die Arbeit, die täglich anfällt.
Die Rechnung, die man vorher machen sollte
Eine Automatisierung kostet zweimal: einmal die Umsetzung, dann dauerhaft den Betrieb. Der zweite Posten wird regelmässig vergessen und ist der Grund, warum viele kleine Strecken zusammen teurer sind als sie sparen.
Die Rechnung ist simpel: Häufigkeit mal eingesparte Zeit gegen Umsetzung plus Betrieb. Eine Aufgabe, die zweimal jährlich zwanzig Minuten dauert, wird diese Rechnung nie gewinnen, egal wie einfach sie wäre. Eine, die täglich zwanzig Minuten dauert, gewinnt sie fast immer.
Die Ausnahmefalle
Der teuerste Fehler in diesem Bereich ist, eine Ausnahme zu automatisieren, die man für den Normalfall gehalten hat. Er entsteht, wenn man die Regel bei einer Person erfragt, die gerade den Spezialfall im Kopf hat.
Dagegen hilft nur, die vermutete Regel an echten Fällen zu prüfen. Nimm dreissig Vorgänge aus den letzten Wochen und zählen Sie, auf wie viele die Regel wirklich passt. Liegt der Wert unter achtzig Prozent, hast du noch keine Regel.
Was sich in der Praxis fast immer lohnt
- Daten von einem System ins andere übertragen, wenn beide Systeme eine Schnittstelle haben
- Eingehende Nachrichten vorsortieren und mit dem passenden Vorgang verknüpfen
- Wiederkehrende Dokumente vorbereiten, die anschliessend geprüft und freigegeben werden
- Erinnerungen an Fristen, die sonst im Kalender einer einzelnen Person hängen
Was sich dagegen selten lohnt, sind Abläufe mit vielen Ausnahmen, Aufgaben mit geringer Häufigkeit und alles, wo der eigentliche Aufwand in einer Entscheidung steckt und nicht in der Ausführung.
Fünf Sätze als Prüfung
Bevor wir etwas umsetzen, versuchen wir den Ablauf in fünf Sätzen zu beschreiben. Gelingt das nicht, liegt es nie an den fünf Sätzen, sondern daran, dass der Ablauf noch keiner ist.
Diese Prüfung kostet zehn Minuten und hat uns mehr Projekte erspart als jede technische Analyse.
Fazit von Marcel
Ich habe mir angewöhnt, in Gesprächen auf einen bestimmten Halbsatz zu achten: das mache ich immer so. Wer das sagt, beschreibt eine Regel, auch wenn sie nirgends aufgeschrieben steht. Diese Sätze sind die besten Kandidaten, die man finden kann, und man findet sie nicht in Prozessdokumentationen, sondern wenn man jemandem eine Stunde bei der Arbeit zusieht. Das ist der unspektakulärste und mit Abstand wirksamste Teil unserer Arbeit.
Marcel Kaschner · Founder & Managing Director, ZAVION
Häufige Fragen
Wie findet man automatisierbare Abläufe im Alltag?
Indem man zusieht statt fragt. In Prozessdokumentationen steht der Idealfall, im Alltag passiert etwas anderes. Eine Stunde daneben sitzen und notieren, welche Handgriffe sich wiederholen, bringt mehr als ein Workshop. Achte besonders auf Sätze wie das mache ich immer so.
Ab wann rechnet sich eine Automatisierung?
Wenn Häufigkeit mal eingesparte Zeit den Aufwand für Umsetzung und Betrieb deutlich übersteigt. Eine Aufgabe, die zweimal im Jahr zwanzig Minuten dauert, lohnt praktisch nie. Eine, die täglich zwanzig Minuten dauert, fast immer. Der Betrieb gehört in die Rechnung, nicht nur die Umsetzung.
Was ist der häufigste Fehler?
Eine Ausnahme zu automatisieren, die man für den Normalfall gehalten hat. Das passiert, wenn man die Regel von einer Person erfragt statt sie an vielen Fällen zu prüfen. Das Ergebnis ist eine Strecke, die in siebzig Prozent der Fälle danebenliegt.
Muss ein Ablauf vorher dokumentiert sein?
Er muss erklärbar sein. Wenn sich ein Ablauf nicht in fünf Sätzen beschreiben lässt, ist er noch keine Regel, sondern eine Gewohnheit mit vielen Ausnahmen. Dann ist der erste Schritt, die Regel zu klären, nicht sie zu automatisieren.
